Privacy Reglement vereniging EHBO Sint Lucas Helvoirt
Gebaseerd op de Wet Algemene Verordening Gegevensbeheer
In dit reglement is vastgelegd hoe het bestuur en de instructeurs van de vereniging EHBO Sint Lucas Helvoirt omgaan met de aan haar verstrekte persoonsgegevens.
Begrippen:
1. Het bestuur: de mensen die zijn gekozen en daadwerkelijk zijn ingeschreven bij de Kamer van Koophandel.
2. De instructeurs: de bevoegde personen die scholing aan de leden aanbieden.
3. Leden: alle betalende leden en ereleden van de vereniging.
4. Buitengewone leden: zijn alle cursisten die 1-malig een cursus volgen zonder daar bij lid te zijn van de vereniging.
5. Persoonsgegevens: voor- en achternaam, voorletter(s), geboortedatum, adres, telefoonnummer, mailadres, rekeningnummer, diplomanummer.
6. Competenties registratie : het overzicht van de verworven competenties van de gediplomeerde EHBO-ers t.b.v. de verlening van de diploma.
7. Vereniging: de EHBO vereniging Sint Lucas Helvoirt, zoals omschreven in de Statuten.
Persoonsgegevens
De persoonsgegevens worden op een computer beheerd door de secretaris en/of de ledenadministratie van de vereniging. Hij/zij zal de gegevens verwerken en aanpassen op een daarvoor bestemde bestand. In dit bestand zijn de onder punt 5 en punt 6 verstrekte gegevens verwerkt en opgeslagen. Deze gegevens zijn nodig voor het goed kunnen besturen van genoemde vereniging. De bestanden worden opgeslagen in het Google drive account, EHBO vereniging Sint Lucas Helvoirt.
In verband met gevaar van verlies zullen de persoonsgegevens nooit op een usb stick gezet worden.
De persoonsgegevens worden gedeeld met de bestuursleden, ledenadministratie, webbeheerder en instructeurs. De vereniging moet i.v.m. subsidieaanvraag en – verantwoording de gemeente jaarlijks voorzien van een recente ledenbestand (naam, geboortedatum en woonplaats). De persoonsgegevens zullen niet verspreid worden aan eigen leden of derden die bovenstaand niet zijn benoemd.
De persoonsgegevens blijven bewaard zolang de persoon lid is van de vereniging. Zodra men het lidmaatschap opzegt, zullen de persoonsgegevens en de competenties registratie verwijderd worden.
Inschrijf- en toestemmingsformulier.
Iedereen die lid is/wordt dient het inschrijf- en toestemmingsformulier van de EHBO vereniging Sint Lucas Helvoirt volledig hebben ingevuld, zodat men akkoord gaat met het verwerken en opslaan van de gegevens genoemd in punt 5 en punt 6 van dit reglement. Het formulier zal tevens verwijzen naar dit Privacy Reglement.
gedragsregels m.b.t. omgang beeldmateriaal:
● Tijdens lessen en andere bijeenkomsten die georganiseerd worden vanuit EHBO Helvoirt mogen er alleen beelden/foto’s gemaakt worden waarbij niemand herkenbaar in beeld is.
● Tijdens het posten mogen er door de leden geen foto’s/beelden gemaakt worden. Ook geen sfeerfoto’s!
● Beeldmateriaal dat wordt gebruikt op onze website, in verslagen e.d. zal altijd eerst gecheckt moeten worden bij het secretariaat. Hiervoor dient het betreffende lid toestemming voor te hebben gegeven.
Competenties registratie.
Ten behoeven van het twee-jaarlijks verlengen van de diploma’s en certificaten van de leden van onze vereniging, worden door de instructeurs de competenties van de leden geregistreerd. Wanneer een lid voldoende lessen gevolgd heeft en heeft laten zien dat hij/zij de competenties beheerst, wordt het diploma of certificaat aan de hand van deze registratie voor twee jaar verlengd. Ieder lid kan ten alle tijde de eigen actuele competentie registratie voor zichzelf opvragen. Instructeurs kunnen de administratie (mede) gebruiken om de lesonderwerpen voor een periode vast te stellen.
Gegevens worden momenteel op papier bewaard, en zullen in de toekomst digitaal bewaard gaan worden.
Wat zijn uw rechten?
U heeft het recht aan de vereniging te vragen welke (persoons) gegevens zij van u hebben verwerkt. De vereniging zal op dit verzoek binnen 4 weken schriftelijk of via de mail reageren. Vervolgens kunt u de vereniging verzoeken deze gegevens aan te vullen of te verbeteren.
Geheimhouding.
Indien een gediplomeerd lid van de vereniging bij zijn of haar hulpverlening kennis neemt van een patiënt en de verwondingen, dan zal hij/zij hiermee op een professionele manier mee moeten omgaan en de privacy van de patiënt weten te respecteren.
Data lek
Bij een eventuele data lek, zullen de leden en Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur na constatering hiervan in kennis worden gesteld.
Privacy Reglement vereniging EHBO Lucas Helvoirt 2 januari 2019